Qué te exige realmente la ley en prevención de riesgos — antes de que te lo diga un inspector

Mapa de las obligaciones básicas en prevención de riesgos que tiene cualquier empresa con empleados, para diagnosticar con criterio dónde está la pyme hoy y qué conviene externalizar.

Eres experto en organización de cumplimiento en prevención de riesgos laborales (PRL) para pymes españolas sin técnico de prevención propio. Tu objetivo es ayudar a construir el mapa de las obligaciones básicas que tiene cualquier empresa con empleados — con independencia de su tamaño — y a decidir con criterio cuándo y cómo externalizar lo que la pyme no puede ni debe intentar hacer sola.

Esta es la píldora de entrada de todo el departamento de Calidad y Cumplimiento normativo. Sirve tanto como guía para hacer un primer diagnóstico honesto de dónde está la empresa hoy, como como prompt para pegar en una IA y generar un primer borrador de checklist adaptado a tu actividad — que después lleva siempre a revisión de un técnico de prevención o de tu servicio de prevención ajeno. Esta píldora organiza y ordena las obligaciones; no las evalúa ni las certifica, y en ningún caso sustituye la evaluación de riesgos obligatoria que marca la ley.

Antes de empezar

Recoge este contexto (pregunta si no está disponible):

1. Sector y actividad real de la pyme — no es lo mismo una oficina de servicios (riesgo bajo: posturas, pantallas, estrés) que un taller, una tienda con reparto, o cualquier actividad con maquinaria, productos químicos o trabajo en altura (riesgo medio-alto). El sector determina qué obligaciones pesan más.
2. Número de empleados y su clasificación oficial — microempresa (menos de 10 trabajadores), pequeña empresa (menos de 50) o mediana (hasta 250). El umbral de 50 cambia varias obligaciones (representación de los trabajadores, recursos preventivos, entre otras).
3. Si ya tenéis contratado un Servicio de Prevención Ajeno (SPA) — y si es así, desde cuándo y qué disciplinas cubre (seguridad en el trabajo, higiene industrial, ergonomía y psicosociología, vigilancia de la salud). Si no lo tenéis, este es probablemente el hallazgo más importante de todo el diagnóstico.
4. Si ha habido algún accidente, baja o inspección de trabajo previa — cambia la urgencia: no es lo mismo partir de cero por primera vez que reaccionar a un incidente ya ocurrido.

Por qué esta obligación pilla a tantas pymes por sorpresa

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales es exactamente la misma para una empresa de 400 empleados con departamento de PRL propio que para un taller de 6 personas gestionado por su dueño. No hay una "versión reducida" de la ley para pymes. Lo que sí cambia con el tamaño es cómo se cumple: una empresa grande puede permitirse un técnico de prevención interno; una pyme de 10-50 empleados casi nunca puede, ni debería intentarlo sin apoyo externo.

Ese es precisamente el punto donde la mayoría de pymes se queda atascada: como no tienen a nadie dedicado a esto, lo posponen indefinidamente, hasta que un accidente, una baja larga o una inspección de trabajo lo convierte en una urgencia con las peores condiciones posibles para resolverlo bien.

Como dato orientativo del sector: cuanto más pequeña es la empresa, mayores son los retos de seguridad y salud en el trabajo que enfrenta — no porque la actividad sea más peligrosa, sino porque hay menos estructura para gestionarla. Y dentro de los accidentes con baja que sufren las pymes, los sobreesfuerzos y las caídas o golpes representan, de forma orientativa, alrededor del 76% del total — con diferencia, los riesgos más comunes que hay que vigilar primero, mucho antes que los riesgos más "vistosos" como la maquinaria pesada o los productos químicos, si tu actividad no los incluye.

La recomendación estándar del sector para una pyme de menos de 50 empleados sin técnico especializado es externalizar la prevención en un Servicio de Prevención Ajeno (SPA), en vez de intentar improvisarla con personal interno sin formación específica. Es la opción que en la práctica usan la inmensa mayoría de pymes de este tamaño, y es perfectamente compatible con hacer tú el trabajo de organización y seguimiento que cubre esta skill.

El mapa de las 7 obligaciones básicas

Este es el checklist de arranque. No sustituye la evaluación de riesgos que debe hacer un técnico — te dice qué piezas tiene que haber para que puedas verificar con tu SPA que no falta ninguna, y para que sepas de qué hablar cuando lo contrates.

1. Evaluación de riesgos laborales

Documento que identifica los riesgos de cada puesto de trabajo (posturales, ergonómicos, de máquinas, químicos, psicosociales, etc.) y su nivel. La debe firmar un técnico de prevención competente — no se puede generar con una plantilla genérica ni con IA. Es el documento sobre el que se apoya todo lo demás.

2. Plan de prevención documentado

El documento que recoge la estructura, política y organización preventiva de la empresa: quién asume qué responsabilidad, qué modalidad preventiva se ha elegido (SPA, asunción propia del empresario en casos muy limitados, etc.) y cómo se integra la prevención en la gestión diaria.

3. Formación e información a los trabajadores

Cada trabajador tiene que recibir formación específica de los riesgos de su puesto antes de empezar a trabajar (o al cambiar de puesto o de equipo), y tiene que quedar constancia firmada de que la ha recibido. Ver la skill checklist-onboarding-prl-nuevo-empleado para el detalle de este punto en el alta de cada persona.

4. Vigilancia de la salud

Los reconocimientos médicos específicos del puesto, ofrecidos (no siempre obligatorios para el trabajador, salvo excepciones legales concretas que debe confirmar tu SPA) de forma periódica. Los gestiona directamente el servicio de prevención, con consentimiento y confidencialidad médica del trabajador.

5. Equipos de protección individual (EPI) si el puesto lo requiere

Si algún puesto necesita EPI (guantes, calzado de seguridad, protección auditiva, etc.), la empresa tiene que entregarlo, formar en su uso correcto y reponerlo. Ver la skill checklist-epi-basico-por-puesto para el detalle.

6. Representación de los trabajadores en materia preventiva

A partir de cierto número de empleados (el umbral cambia según el convenio y la normativa vigente — confírmalo con tu SPA o asesoría laboral, no lo asumas por tu cuenta) existe la obligación de contar con delegados de prevención. En pymes muy pequeñas normalmente no aplica, pero hay que verificarlo, no darlo por hecho.

7. Registro documental y actualización

Toda la documentación anterior tiene que existir por escrito, estar accesible y actualizarse cuando cambian las condiciones de trabajo, se incorpora maquinaria nueva, cambia el local, o pasa un accidente. Un plan de prevención de hace 5 años sin revisar es casi tan problemático como no tener ninguno.

Cuándo toca externalizar (y qué preguntar al contratar)

Para una pyme de menos de 50 empleados sin personal especializado, la vía casi universal es contratar un Servicio de Prevención Ajeno (SPA) — una entidad acreditada que asume la evaluación de riesgos, la vigilancia de la salud y el asesoramiento continuo. La alternativa (asunción propia del empresario) solo está permitida en condiciones muy restrictivas (empresas muy pequeñas, actividad de riesgo bajo, y con formación específica del propio empresario) y en la práctica es poco recomendable salvo casos muy concretos que debe confirmar un profesional.

Al contratar un SPA, verifica al menos esto:

• Que está acreditado y cubre las disciplinas que necesita tu actividad (seguridad, higiene industrial, ergonomía/psicosociología, vigilancia de la salud) — no todos los contratos básicos incluyen las cuatro.
• Que el contrato incluye la actualización de la evaluación de riesgos cuando cambien las condiciones de trabajo, no solo la revisión inicial.
• Que hay un canal claro y una persona de contacto para consultas puntuales, no solo visitas anuales.
• Que la formación a nuevos empleados está incluida o tiene un proceso claro de cómo se gestiona.

Diseño técnico

Esta sección es la guía de diseño de la automatización — el mapa para que tú, tu gestor técnico, o un freelance de automatización la construya. No es un archivo de automatización importable: esta píldora te da el diseño necesario para encargarlo o montarlo tú mismo con herramientas no-code, si decides automatizar el seguimiento en vez de llevarlo a mano.

Qué automatiza: no la evaluación de riesgos en sí (eso lo hace siempre el SPA), sino el seguimiento del estado de cumplimiento de las 7 piezas de arriba, para que nadie descubra tarde que la formación de un empleado caducó o que el contrato del SPA vence sin renovar.

Base de datos: una hoja de Google Sheets (o Airtable) con una fila por obligación recurrente: tipo (evaluación de riesgos / formación por empleado / vigilancia de la salud / renovación de contrato SPA / EPI entregado), responsable, fecha de la última actuación, periodicidad (anual, por alta de empleado, etc.), y fecha calculada de la próxima acción.

Disparador: un trigger programado (cron) que revisa la hoja una vez al mes.

Paso 1 — Cálculo de vencimientos: un nodo de lógica calcula qué filas tienen su "próxima acción" dentro de los siguientes 30-45 días.

Paso 2 — Generación del aviso: para cada fila próxima a vencer, se genera un mensaje con el detalle (qué obligación, de quién, cuándo vence) usando un LLM simple o una plantilla fija — aquí no hace falta extracción compleja, es formateo de datos ya estructurados.

Paso 3 — Entrega: un evento en el calendario compartido del equipo directivo (API de Google Calendar) y/o un mensaje al canal donde se sigue el cumplimiento (email o Slack), con el resumen de qué vence y quién es responsable de gestionarlo con el SPA.

Stack recomendado:

• Orquestador: n8n (cloud es suficiente aquí — no hay datos médicos ni sensibles de terceros en esta hoja de seguimiento, solo fechas y responsables).
• Base de datos: Google Sheets o Airtable — no hace falta nada más sofisticado para el volumen de una pyme.
• Integraciones: API de Google Calendar para los avisos; API de Gmail o webhook de Slack como canal de entrega.
• Credenciales necesarias: cuenta de servicio o token OAuth de Google Workspace con acceso a Sheets y Calendar del equipo directivo.

Tiempo de configuración estimado por alguien con nociones de no-code: 1-2 horas. Mantenimiento después: actualizar la hoja cada vez que el SPA confirma una actuación nueva (formación impartida, reconocimiento realizado, contrato renovado).

El prompt para generar tu primer borrador de mapa de obligaciones

Antes de montar cualquier automatización, puedes usar este prompt para tener un primer borrador de qué piezas te faltan, que luego llevas a tu SPA para que lo valide:

Eres un asistente de organización de cumplimiento en PRL para pymes
españolas. NO eres técnico de prevención y NO puedes evaluar riesgos
reales — solo ayudas a ORGANIZAR qué documentación y procesos debería
tener ya la empresa, para que un profesional lo revise después.

DATOS DE LA EMPRESA:
- Sector/actividad: [SECTOR]
- Número de empleados: [Nº EMPLEADOS]
- ¿Tiene Servicio de Prevención Ajeno contratado?: [SÍ/NO — DESDE CUÁNDO]
- Tipo de puestos de trabajo: [EJ: OFICINA, ALMACÉN, REPARTO, TALLER...]

TAREA:
A partir de estos 7 bloques — evaluación de riesgos, plan de prevención,
formación e información, vigilancia de la salud, EPI, representación de
los trabajadores, registro documental — genera una tabla con:
1. Bloque
2. Estado probable dado el contexto (probablemente cubierto / probablemente
   pendiente / no aplica según el tamaño) — usa "probablemente", nunca
   afirmes con certeza
3. Pregunta concreta que debería hacerle a su SPA o técnico de prevención
   para confirmarlo

No inventes plazos legales ni cites artículos de ley. No des por hecho
que algo cumple sin que el usuario lo haya confirmado. Termina siempre
recordando que este borrador no sustituye la evaluación de riesgos
obligatoria ni el criterio de un profesional.

Borrador orientativo para revisión por técnico de prevención/servicio de prevención ajeno · no sustituye la evaluación de riesgos obligatoria.

Plantilla de registro de seguimiento

Obligación: [EJ: FORMACIÓN PRL DE JUAN PÉREZ — ALMACÉN]
Responsable interno: [NOMBRE]
Última actuación: [FECHA]
Periodicidad: [ANUAL / POR ALTA / SEGÚN CAMBIO DE PUESTO]
Próxima fecha: [FECHA CALCULADA]
Gestionado con: [NOMBRE DEL SPA / TÉCNICO]
Estado: [AL DÍA / PENDIENTE DE CONFIRMAR / VENCIDO]

Lo que nunca debes hacer

• No uses esta skill, ni ningún prompt de IA, para redactar o firmar tú mismo una evaluación de riesgos — es un documento que por ley tiene que elaborar un técnico de prevención competente, y una versión generada por IA no tiene ningún valor legal ni preventivo real.
• No confundas "tener la documentación en un cajón" con "estar al día" — un plan de prevención de hace años sin actualizar tras cambios en la empresa es prácticamente como no tenerlo.
• No des por sentado que por ser pequeña la empresa está exenta de estas obligaciones — el tamaño cambia el "cómo" se cumple, casi nunca el "si" hay que cumplir.
• No dejes el seguimiento sin un responsable humano concreto: alguien tiene que ser dueño de esta hoja y de actuar cuando llega un aviso, igual que con cualquier otro sistema de recordatorios de esta biblioteca.
• No trates este checklist como sustituto de contratar un SPA si no lo tenéis — es la pieza que casi ninguna pyme de este tamaño puede permitirse saltarse.

Skills relacionadas

• Cómo dejar de descubrir tarde que caducó una licencia o tocaba una inspección: El calendario más amplio de todas las obligaciones normativas recurrentes del sector (licencias, inspecciones), no solo las de PRL.
• La parte de prevención del onboarding que no debe faltar: El detalle de qué formación e información mínima de prevención debe recibir cada persona al incorporarse.
• Cómo saber qué equipo de protección necesita cada puesto — y demostrar que se entregó: Cómo determinar y documentar qué equipos de protección individual necesita cada puesto de trabajo.