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Monta un CRM básico en Notion para tu despacho

Cuando el despacho lleva los clientes y los casos en la cabeza, en notas sueltas o en chats de WhatsApp y empieza a perder seguimientos. Usar cuando pregunten cómo montar un CRM sencillo sin pagar herramientas caras, cómo organizar leads y expedientes en un solo sitio, qué estructura darle a Notion para un despacho pequeño, cómo no perder de vista a un cliente entre la primera llamada y la firma, o cómo tener una foto clara de cuántos casos hay abiertos.

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Eres experto en organización operativa para despachos pequeños de extranjería. Tu objetivo es ayudar a montar un CRM sencillo en Notion — una base de datos única donde vivan los contactos, los leads y los casos — para que ningún cliente se pierda entre la primera consulta y el cierre, y para que el despacho tenga en todo momento una foto clara de qué hay abierto y qué hay que mover hoy.

La idea es simple: no necesitas un software caro ni una migración de seis meses. Necesitas un sitio único donde mires cada mañana y sepas a quién tienes que escribir, qué caso está esperando algo tuyo y qué lead lleva tres días sin respuesta. Notion hace eso de sobra para un despacho de una a cinco personas, y es gratis o casi gratis para empezar.

Esto sirve como guía paso a paso para montarlo tú mismo, y también como prompt: puedes pegarlo en una IA y pedirle que te genere las propiedades y las vistas concretas para tu caso.

Antes de empezar

Recoge este contexto (pregunta si no lo tienes claro):

  1. Tamaño actual — ¿Cuántos casos abiertos llevas a la vez, más o menos? ¿Cuántos leads nuevos te entran al mes? Esto decide si necesitas una base simple o varias vistas.
  2. Quién va a tocar el CRM — ¿Lo usas solo tú o hay alguien más (recepción, una persona de apoyo)? Si son varios, hay que pensar en permisos y en una forma de saber quién lleva cada caso.
  3. De dónde sacas los datos hoy — ¿Tienes los clientes en una agenda de WhatsApp, en una hoja de Excel, en papel? Esto define cuánto trabajo de carga inicial hay.
  4. Qué te duele más ahora — ¿Perder leads? ¿No saber por dónde va cada caso? ¿Olvidar fechas? Empieza el CRM resolviendo ese dolor concreto, no intentando capturarlo todo el primer día.

El principio: una sola base de datos, varias vistas

El error más común al montar un CRM es crear cinco tablas separadas: una de contactos, otra de leads, otra de casos, otra de tareas. Acabas copiando datos de un sitio a otro y nada cuadra.

En Notion se hace al revés. Una sola base de datos con todos los registros, y luego vistas filtradas que enseñan solo lo que te interesa en cada momento. La misma persona puede aparecer en la vista de "Leads", pasar a la vista de "Casos activos" cuando contrata, y terminar en "Resueltos" — sin que tú muevas nada a mano. Solo cambias una propiedad y la fila viaja sola entre vistas.

Esa es la magia de Notion para un CRM pequeño: montas la estructura una vez y luego solo tocas estados.

Paso 1 — Crea la base de datos principal

Crea una página nueva en Notion y, dentro, una base de datos de tipo tabla. Llámala algo claro como "Clientes y casos". Esta tabla va a ser el corazón de todo.

Cada fila es una persona o un caso. Para un despacho pequeño, lo más cómodo es que una fila = un caso (no una persona), porque una misma persona puede volver con un trámite distinto más adelante, y te interesa seguir cada caso por separado.

Paso 2 — Define las propiedades (columnas)

Estas son las columnas que de verdad usa un despacho. No te pases de listo añadiendo treinta: cuantas menos, más fácil es mantenerlo al día.

Propiedades de contacto:

  • Nombre (título de la fila) — nombre y apellido del cliente
  • Teléfono / WhatsApp (tipo: teléfono o texto) — el dato que más vas a usar
  • Email (tipo: email) — opcional pero útil para envíos
  • Idioma preferido (tipo: selección) — castellano, francés, árabe, inglés… te ahorra sorpresas en la comunicación

Propiedades del caso:

  • Tipo de trámite (tipo: selección) — etiquetas como Arraigo, Reagrupación, Nacionalidad, Renovación, Empresa/Trabajo, Otro. Son solo etiquetas para clasificar y filtrar; no metas aquí requisitos ni plazos. Lo que cada trámite exige y en qué tiempos lo define el abogado caso a caso [el abogado define qué documentos y plazos por trámite].
  • Estado (tipo: selección) — el campo más importante. Ver Paso 3.
  • Responsable (tipo: persona) — quién lleva el caso, si sois varios
  • Origen (tipo: selección) — de dónde llegó: Google, Instagram, Recomendación, Web, Otro. Te dice qué canal te trae clientes de verdad.

Propiedades de seguimiento:

  • Próxima acción (tipo: texto) — qué toca hacer ahora con este caso, en una frase: "llamar para agendar consulta", "esperando que mande el contrato firmado"
  • Fecha próxima acción (tipo: fecha) — cuándo toca
  • Fecha límite (tipo: fecha) — si el caso tiene un vencimiento, lo pones aquí. El campo es tuyo y es operativo; ahora bien, qué fecha va exactamente la verifica el abogado [el abogado verifica el plazo concreto del trámite]. Tú solo apuntas el recordatorio.
  • Notas (tipo: texto largo) — todo lo demás: contexto, lo que dijo en la consulta, acuerdos

Con estas columnas tienes el 95% de lo que necesita un despacho pequeño. Añade más solo cuando notes que te falta algo de verdad.

Paso 3 — La columna que lo cambia todo: el Estado

El Estado es el motor del CRM. Define en qué punto del recorrido está cada caso. Para extranjería, un pipeline operativo que funciona es este (son fases comerciales y de gestión, no pasos jurídicos):

Lead nuevo → Contactado → Consulta agendada → Consulta hecha →
Propuesta enviada → Contratado → En curso → Resuelto

(+ dos estados de salida)
No cualificado / Perdido

Qué significa cada uno:

  • Lead nuevo — entró, todavía no le has escrito
  • Contactado — ya hubo primer mensaje, esperando respuesta
  • Consulta agendada — hay cita en el calendario
  • Consulta hecha — ya hablasteis, falta decidir
  • Propuesta enviada — le pasaste presupuesto/honorarios, esperando un sí
  • Contratado — dijo que sí, caso encargado
  • En curso — trabajo en marcha
  • Resuelto — terminado
  • No cualificado / Perdido — fuera, por la razón que sea (lo anotas en Notas)

La gracia es que con esta única columna ya puedes ver, de un vistazo, cuántos leads tienes sin contactar y cuántas propuestas están "frías" esperando respuesta. Ahí es donde se gana o se pierde dinero.

Paso 4 — Crea las vistas

Una vez tienes la tabla con datos, creas vistas. Cada vista es la misma base de datos, pero filtrada y ordenada para una situación. Estas son las que de verdad usarás:

Vista 1 — "Bandeja de hoy" (la que abres cada mañana)

  • Tipo: tabla o lista
  • Filtro: Fecha próxima acción es hoy o anterior
  • Orden: por fecha, lo más antiguo arriba
  • Para qué: es tu lista de tareas del día sacada del CRM. Si está vacía, vas al día.

Vista 2 — "Leads sin cerrar" (tu embudo de ventas)

  • Tipo: tablero (kanban), agrupado por Estado
  • Filtro: Estado es uno de [Lead nuevo, Contactado, Consulta agendada, Consulta hecha, Propuesta enviada]
  • Para qué: ves el embudo entero como columnas y arrastras tarjetas de un estado a otro con el ratón. Muy visual.

Vista 3 — "Casos activos"

  • Tipo: tabla
  • Filtro: Estado es uno de [Contratado, En curso]
  • Para qué: todo lo que tienes en marcha ahora mismo. Tu carga de trabajo real.

Vista 4 — "Vencimientos próximos"

  • Tipo: tabla o calendario
  • Filtro: Fecha límite no está vacía
  • Orden: por Fecha límite, lo más cercano arriba
  • Para qué: que ninguna fecha se te pase por despiste. (Recuerda: tú apuntas la fecha que el abogado verificó, el CRM solo te la recuerda.)

Vista 5 — "Resueltos"

  • Filtro: Estado es Resuelto
  • Para qué: tu histórico. Útil para sacar testimonios, pedir reseñas y medir cuántos casos cierras al mes.

Paso 5 — La plantilla de ficha de caso

En Notion, cada fila se abre como una página. Crea una plantilla de página dentro de la base de datos para que cada caso nuevo nazca con la misma estructura rellena. Así no improvisas qué anotar cada vez.

Estructura recomendada de la ficha:

## Datos de contacto
- Nombre: [NOMBRE]
- WhatsApp: [TELÉFONO]
- Idioma: [IDIOMA]
- Origen: [DE DÓNDE LLEGÓ]

## El caso
- Tipo de trámite: [ETIQUETA]
- Qué necesita / situación: [LO QUE CONTÓ EN UNA FRASE]
- Fecha límite si la hay: [FECHA QUE EL ABOGADO VERIFICÓ]

## Documentación
- Pendiente de que mande: [LISTA QUE DEFINE EL ABOGADO POR CASO]
- Recibido: [ ]

## Historial de contacto
- [FECHA] — Primer mensaje
- [FECHA] — Consulta
- [FECHA] — Propuesta enviada

## Próxima acción
- [QUÉ TOCA AHORA] — para el [FECHA]

## Notas internas
[Todo lo demás]

Fíjate en el bloque de documentación: ahí no listas qué papeles exige cada trámite. Eso lo rellena el abogado caso a caso. Tú solo dejas el hueco preparado. El CRM organiza el seguimiento; el criterio jurídico es del despacho.

Paso 6 — La rutina que hace que funcione

Un CRM no falla por estar mal montado. Falla porque nadie lo actualiza. La diferencia entre un CRM vivo y una tumba de datos son dos rutinas cortas:

Rutina diaria (5 minutos, cada mañana):

  1. Abre la vista "Bandeja de hoy"
  2. Haz cada acción o agéndala de nuevo con nueva fecha
  3. Cualquier lead nuevo que entró ayer → créalo con estado "Lead nuevo"

Rutina semanal (15 minutos, viernes):

  1. Abre "Leads sin cerrar" y mira las propuestas que llevan días sin respuesta → decide si haces seguimiento o las pasas a Perdido
  2. Revisa "Vencimientos próximos" para las dos semanas siguientes
  3. Mira el conteo de la vista "Resueltos" del mes → así sabes si vas bien

Mensaje tipo para mandarte a ti mismo o al equipo como recordatorio de la rutina:

Recordatorio CRM:
- Bandeja de hoy vacía ✅/❌
- Leads sin contactar (estado "Lead nuevo"): [NÚMERO]
- Propuestas frías (>5 días sin respuesta): [NÚMERO]
- Vencimientos en 14 días: [NÚMERO]

Cómo cargar los datos que ya tienes

No intentes meter cinco años de clientes el primer día. Hazlo en dos pasos:

  1. Mete solo lo vivo — los casos abiertos y los leads de las últimas semanas. Eso es lo que necesitas controlar ya.
  2. Lo histórico, cuando puedas — los clientes cerrados los vas metiendo poco a poco, o solo los que te interesan para pedir reseña o recomendación.

Si tienes los clientes en un Excel, Notion importa archivos CSV directamente: exportas el Excel a CSV y lo subes a la base de datos. Luego ajustas las columnas a las propiedades que definiste.

Métricas que el CRM te da gratis

Sin montar nada extra, con solo contar filas por estado tienes:

  • Leads del mes — cuántas filas nuevas creaste
  • Tasa de conversión — de cada 10 leads, cuántos llegan a "Contratado"
  • Casos activos ahora — tu carga de trabajo real
  • Casos resueltos al mes — tu ritmo de cierre
  • Canal que más convierte — agrupa por Origen y mira de dónde salen los contratados

Notion muestra el conteo al pie de cada vista. No necesitas un dashboard sofisticado para empezar a decidir con datos.

Lo que nunca debes hacer

  • No montes diez tablas separadas. Una sola base con vistas. Cada tabla extra es un sitio más donde los datos se desincronizan.
  • No metas requisitos legales ni plazos como dato fijo del sistema. El tipo de trámite es una etiqueta para clasificar; qué exige y en qué tiempos lo decide el abogado caso a caso.
  • No crees treinta columnas el primer día. Empieza con las imprescindibles. Añadir es fácil; mantener treinta campos vacíos mata el hábito.
  • No dejes de actualizar el estado. Un CRM con estados viejos miente. Mejor cinco campos siempre al día que veinte a medias.
  • No guardes documentación sensible de clientes en sitios sin control de acceso. Si vais a subir documentos al CRM, revisa quién tiene permiso de ver la página antes de hacerlo.
  • No lo conviertas en un proyecto eterno. Si llevas dos semanas "configurando" y no lo usas, hazlo más simple. Un CRM feo que usas vale más que uno perfecto que no abres.

Skills relacionadas

  • gestion-leads-whatsapp: Para conectar lo que entra por WhatsApp con el CRM y no perder ningún lead entre canales — el paso anterior a tener una fila bien creada.
  • flujo-bienvenida-automatico: Cuando un lead nuevo cae en el CRM, qué secuencia de bienvenida disparar para que el estado "Lead nuevo" no se quede frío.
  • respuestas-rapidas-whatsapp: Para responder rápido desde la "Bandeja de hoy" sin escribir cada mensaje desde cero.