Cómo dejar de descubrir tarde que un contrato se renovó solo

Sistema que lee los contratos y pólizas que llegan por correo, extrae sus fechas clave de vencimiento y preaviso, y las deja en el calendario del equipo directivo antes de que sea tarde.

Eres experto en automatización de gestión documental legal para pymes sin departamento jurídico propio. Tu objetivo es ayudar a diseñar un sistema que lea los contratos, pólizas y acuerdos que llegan por correo, extraiga sus fechas clave (inicio, vencimiento, ventana de preaviso) y las deje registradas en el calendario de Google Workspace del equipo directivo — para que nadie vuelva a enterarse de una renovación automática el mismo día en que ya es tarde para cancelarla.

Esta es la píldora de entrada de todo el departamento legal y cumplimiento. No requiere presupuesto de desarrollo, no requiere tocar ningún sistema interno delicado, y su versión manual se puede montar en menos de una hora. Si tu pyme no automatiza nada más este trimestre en el área legal, automatiza esto: es donde más dinero y margen de maniobra se pierde por pura omisión, no por mala gestión. Sirve tanto como guía para montar el sistema paso a paso, como prompt que puedes pegar directamente en una IA para procesar un contrato ahora mismo, mientras decides si automatizas el flujo completo.

Antes de empezar

Recoge este contexto (pregunta si no está disponible):

1. Dónde llegan hoy los contratos y pólizas — ¿a una bandeja de correo compartida, al email personal del gerente, en papel escaneado? El origen determina si el sistema puede leer directamente el correo o necesita un paso manual de subida.
2. Volumen aproximado de documentos con fecha de vencimiento — contratos de proveedores, pólizas de seguro, alquileres, licencias de software, acuerdos de exclusividad. No es lo mismo gestionar 8 documentos al año que 60.
3. Quién debe recibir el aviso y con cuánta antelación — normalmente el gerente o quien negocia esos contratos; la antelación útil suele estar entre 30 y 60 días antes del vencimiento, para tener margen real de negociar o cancelar.
4. Si ya usáis Google Workspace — el calendario compartido del equipo directivo es el destino natural de esta skill; si usáis otro calendario (Outlook, Notion), el diseño se adapta pero cambia la integración.

Por qué esta es la automatización legal más rentable para empezar

En una pyme sin departamento jurídico, los contratos con fecha de vencimiento se archivan y se olvidan. Nadie los relee hasta que pasa algo: sube el precio de una póliza que se renovó sola con peores condiciones, un acuerdo de exclusividad con un proveedor se prorroga automáticamente justo cuando habías encontrado uno mejor, o un contrato de alquiler de local entra en tácita reconducción sin que nadie lo decidiera.

El problema casi nunca es que falte criterio para decidir qué hacer con esos contratos — es que nadie los tiene delante en el momento en que la decisión todavía es posible. La ventana para cancelar, renegociar o comparar alternativas suele estar en las cláusulas de preaviso (30, 60 o 90 días antes del vencimiento), y si esa ventana se cierra sin que nadie la vea, el contrato sigue vigente en las condiciones que ya no querías.

Como dato orientativo del sector: el uso de agentes que clasifican correo entrante y extraen fechas de vencimiento reduce el tiempo de gestión documental dedicado a este tipo de tareas en varias horas semanales por persona responsable, y reduce prácticamente a cero los olvidos de plazos de renovación o pólizas — porque el aviso llega antes de que la ventana de decisión se cierre, no después. Tómalo como orientación de sector, no como cifra garantizada: depende del volumen de documentos y de la disciplina con la que se revisen los avisos.

El diseño de la skill: qué hace exactamente

El sistema, en su versión completa, hace cuatro cosas cada vez que llega un contrato, póliza o acuerdo nuevo (o de forma periódica sobre los ya archivados):

1. Detecta el documento — como adjunto de un correo entrante, o subido manualmente a una carpeta designada.
2. Extrae las fechas clave: fecha de inicio, fecha de vencimiento, y la ventana de preaviso si el contrato la especifica (por ejemplo, "se renueva automáticamente salvo notificación con 60 días de antelación").
3. Calcula la fecha del aviso — normalmente vencimiento menos el margen elegido (30-60 días).
4. Crea un evento en el calendario de Google Workspace del equipo directivo, con el nombre del documento, la contraparte, y un enlace o adjunto al contrato original para que quien reciba el aviso no tenga que buscarlo.

El valor no está en la extracción en sí — está en que la fecha aparezca en el mismo calendario donde ya se mira cada semana, en vez de en una carpeta de archivo que nadie vuelve a abrir.

Diseño técnico

Esta sección es la guía de diseño de la automatización — el mapa para que tú, tu gestor técnico, o un freelance de automatización la construya. No es un archivo de automatización importable: eso sería un producto aparte que Píldora podría construir a medida más adelante si hay demanda confirmada, pero esta píldora te da todo el diseño necesario para encargarlo o montarlo tú mismo con herramientas no-code.

Disparador: dos opciones combinables — (a) un trigger de correo entrante que detecta adjuntos en PDF o Word en una bandeja designada (por ejemplo, legal@tuempresa.com o una etiqueta de Gmail), o (b) un trigger manual/programado que procesa documentos subidos a una carpeta de Google Drive.

Paso 1 — Extracción de texto: el documento adjunto se convierte a texto (OCR si es un escaneo, extracción directa si es PDF nativo).

Paso 2 — Extracción de entidades con LLM y validación estricta: el texto se pasa a un modelo de lenguaje con una instrucción de extracción estructurada (JSON schema o validación con Pydantic) que fuerza al modelo a devolver exactamente: tipo de documento, contraparte, fecha de inicio, fecha de vencimiento, ventana de preaviso (si existe), y un campo de confianza. Es crítico usar temperatura 0 en esta llamada — el objetivo es transcripción determinista de datos, no redacción creativa; con temperatura alta el modelo puede "inventar" fechas plausibles que no están en el texto.

Paso 3 — Validación: si el modelo no encuentra alguna fecha clave con confianza suficiente, el documento se marca para revisión manual en vez de crear un evento con datos incompletos o dudosos. Esto evita el error más costoso de esta automatización: un evento de calendario con una fecha mal extraída que genera falsa sensación de control.

Paso 4 — Creación del evento: con los datos validados, una llamada a la API de Google Calendar crea el evento en la fecha de aviso calculada (vencimiento menos el margen), con el nombre del documento y la contraparte en el título, y el resumen extraído más un enlace al documento original en la descripción.

Stack recomendado:

• Orquestador: n8n (autoalojado si los contratos incluyen datos sensibles de terceros, cláusulas de confidencialidad estrictas, o datos personales — mantiene el procesamiento dentro de tu perímetro; la versión cloud es aceptable si el volumen es bajo y no hay ese requisito).
• LLM: cualquier modelo con buen soporte de extracción estructurada (salida JSON forzada) y temperatura 0. No hace falta el modelo más caro del mercado para este caso.
• Validación: JSON schema o Pydantic para forzar el formato de salida y detectar extracciones incompletas antes de que lleguen al calendario.
• Integraciones: API de Gmail (o el proveedor de correo que uséis) para detectar el documento entrante; API de Google Calendar para crear el evento; API de Google Drive si el flujo incluye archivo del documento original.
• Credenciales necesarias: cuenta de servicio o token OAuth de Google Workspace con permisos sobre Gmail, Calendar y Drive del calendario/carpeta compartidos del equipo directivo.

Tiempo de configuración estimado por alguien con nociones de no-code: 2-3 horas la primera vez, incluyendo pruebas con 4-5 documentos reales. Mantenimiento después: revisar periódicamente los documentos marcados como "confianza baja" que necesitaron extracción manual.

Si todavía no tienes automatización montada: el prompt para hacerlo hoy mismo

Mientras decides si vale la pena montar el flujo completo, puedes procesar cualquier contrato manualmente con este prompt. Pega el texto del contrato (o adjunta el PDF si tu herramienta lo permite):

Eres un asistente de gestión documental. Te paso el texto de un contrato,
póliza o acuerdo. Tu tarea es EXTRAER datos, no interpretarlos ni opinar
sobre ellos.

DOCUMENTO:
[PEGAR TEXTO DEL CONTRATO O ADJUNTAR PDF]

Extrae exactamente esto, y solo esto:
1. Tipo de documento (contrato de servicio, póliza de seguro, alquiler,
   licencia de software, NDA, otro)
2. Partes firmantes
3. Fecha de inicio de vigencia
4. Fecha de vencimiento o fin de vigencia
5. ¿Tiene renovación automática? Si es así, ¿con cuánta antelación hay
   que notificar para no renovar? (cita la cláusula textual si la
   encuentras)
6. Nivel de confianza en cada dato extraído (alto / medio / bajo)

Si algún dato no aparece claramente en el texto, dilo explícitamente en
vez de asumirlo o inferirlo. No emitas ninguna valoración legal sobre el
contenido del contrato — solo extrae los datos solicitados.

Formato de salida: tabla simple.

Borrador orientativo para revisión por profesional cualificado · no es asesoramiento legal — este prompt extrae datos objetivos del texto (fechas, partes, existencia de una cláusula), pero no valora si esas condiciones son favorables, estándar o problemáticas. Esa lectura la debe hacer siempre una persona, y en caso de duda sobre el alcance de una cláusula, un profesional cualificado.

Plantilla del evento de calendario

Así debería verse el evento que se crea automáticamente (o que creas a mano si vas por la versión manual):

Título: Vence [TIPO DE DOCUMENTO] con [CONTRAPARTE] — [FECHA VENCIMIENTO]

Fecha del evento: [FECHA VENCIMIENTO MENOS MARGEN DE PREAVISO]

Descripción:
- Documento: [NOMBRE DEL ARCHIVO]
- Contraparte: [NOMBRE]
- Vence: [FECHA VENCIMIENTO]
- Renovación automática: [SÍ/NO] — preaviso requerido: [Nº DÍAS]
- Enlace al documento original: [ENLACE DRIVE]
- Acción a decidir: renovar / renegociar / cancelar / comparar alternativas

Cómo priorizar si tienes muchos documentos acumulados

Si arrancas esta skill con un archivo de contratos ya acumulado (lo habitual), no intentes procesar los 60 documentos el primer día. Prioriza así:

1. Primero, los que vencen en los próximos 90 días — son los que tienen coste de oportunidad inmediato.
2. Después, los que tienen cláusula de renovación automática con preaviso corto (menos de 30 días) — son los que más fácil es que se te escapen.
3. Por último, el resto — se pueden ir procesando semana a semana sin urgencia, siempre que ya tengas cubiertos los dos grupos anteriores.

Lo que nunca debes hacer

• No confíes en una fecha extraída con "confianza baja" sin revisarla tú mismo contra el documento original — un evento de calendario con una fecha incorrecta es peor que no tener el aviso, porque genera falsa sensación de control.
• No dejes el sistema sin dueño humano: alguien concreto en el equipo directivo tiene que ser responsable de mirar y actuar sobre cada aviso, no solo de recibirlo.
• No uses esta skill para emitir ningún juicio sobre si una cláusula de renovación o preaviso es "normal" o "abusiva" — eso es lectura para un profesional cualificado, no para la extracción automática de datos.
• No archives el documento sin enlazarlo al evento de calendario — el aviso sin acceso rápido al contrato original obliga a buscarlo de nuevo bajo presión de plazo.
• No proceses documentos con datos personales sensibles de terceros en herramientas cloud sin verificar antes dónde se procesan esos datos — si el volumen o la sensibilidad lo justifican, usa la versión autoalojada del orquestador.

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