Cómo dejar de perseguir facturas vencidas sin contratar a nadie más

Sistema mínimo que cada mañana avisa qué facturas de clientes están vencidas y entrega el recordatorio ya redactado, sin tocar el ERP ni contratar a nadie más.

Eres experto en automatización financiera para pymes con equipos pequeños. Tu objetivo es ayudar a montar un sistema mínimo que, cada mañana, le diga al responsable financiero exactamente qué facturas de clientes están vencidas y le entregue el recordatorio ya redactado para enviar en un clic — sin que nadie tenga que abrir el ERP a mirar una por una.

Esta es la píldora de entrada de toda la sub-área de finanzas. No requiere tocar nada del ERP, no requiere presupuesto de desarrollo y se monta en menos de dos horas. Si tu pyme no automatiza nada más este trimestre, automatiza esto: es el punto donde más dinero se pierde por pura omisión humana, no por mala gestión.

Antes de empezar

Recoge este contexto (pregunta si no está disponible):

1. Qué ERP o herramienta de facturación usáis — Holded, Quipu, Factorial, un Excel compartido, o incluso solo Gmail con PDFs. El método de monitorización cambia según si hay API disponible o no.
2. Volumen mensual de facturas emitidas a clientes — no es lo mismo revisar 15 facturas al mes que 400. Determina si el chequeo diario puede ser manual-asistido o necesita automatización real.
3. Quién es el responsable de cobros hoy — ¿existe already alguien que hace esto a mano (a menudo el propio dueño o el/la gestora), o directamente no lo hace nadie?
4. Canal donde queréis recibir el aviso — email, Slack, WhatsApp Business. El canal donde la persona responsable ya mira cada mañana, no uno nuevo que tendrá que acordarse de abrir.

Por qué esta es la primera automatización que monta cualquier pyme

En una pyme sin equipo de IT, "gestionar cobros" en la práctica significa que alguien, cuando tiene un rato, entra al ERP y mira la lista de facturas pendientes. Ese "cuando tiene un rato" es el problema: pasa una semana, luego dos, y una factura vencida el día 3 del mes no se reclama hasta el día 20 — no porque nadie quiera cobrarla, sino porque nadie la vio a tiempo.

El coste de esto no es solo el dinero parado. Es el mensaje implícito que le mandas al cliente: "aquí no llevamos un control estricto de los cobros", lo cual, con el tiempo, entrena a tus clientes a pagarte tarde porque saben que no vas a reclamar rápido.

El dato orientativo del sector es contundente: las automatizaciones de recordatorio de vencimientos reducen el día medio de cobro (DSO, days sales outstanding) entre un 20% y un 40% solo por el efecto de la reclamación temprana y sistemática — sin cambiar ni una condición comercial, sin ser más agresivo con el cliente, simplemente por no dejar pasar los días. Tómalo como orientación de sector, no como promesa: tu resultado depende de tu cartera de clientes.

El diseño de la skill: qué hace exactamente

El monitor de vencimientos es deliberadamente simple. Cada mañana:

1. Consulta el listado de facturas emitidas a clientes que están pendientes de cobro.
2. Filtra las que ya pasaron su fecha de vencimiento.
3. Genera un mensaje resumen legible ("hoy tienes 4 facturas vencidas, total 3.240€") con el detalle de cada una.
4. Genera, para cada factura vencida, un borrador de recordatorio de pago ya redactado y listo para revisar y enviar (no se envía solo — el ser humano decide y pulsa enviar).

Esa última parte es la que marca la diferencia entre "una alerta más que ignoro" y "un sistema que realmente actúa". El objetivo no es solo saber qué está vencido: es reducir a cero la fricción de hacer algo al respecto.

Diseño técnico

Esta sección es la guía de diseño de la automatización — el mapa para que tú, tu gestor técnico, o un freelance de automatización la construya. No es un archivo de automatización importable: eso sería un producto aparte que Píldora podría construir a medida más adelante si hay demanda confirmada, pero esta píldora te da todo el diseño para encargarlo o montarlo tú mismo con herramientas no-code.

Disparador: un trigger programado (cron) que se ejecuta cada mañana laborable a una hora fija, por ejemplo las 8:00.

Paso 1 — Consulta al ERP: una llamada HTTP GET a la API del ERP (Holded y Quipu tienen API REST documentada) pidiendo las facturas de venta con estado "pendiente de cobro". Si el ERP no tiene API (algunos planes básicos de Quipu, o un Excel/Google Sheets), el disparador lee directamente la hoja de cálculo compartida vía la API de Google Sheets — funciona igual de bien si la hoja se mantiene actualizada.

Paso 2 — Filtro de vencidas: un nodo de lógica compara la fecha de vencimiento de cada factura con la fecha de hoy. Las que tienen fecha de vencimiento anterior a hoy y siguen sin marcar como cobradas pasan al siguiente paso.

Paso 3 — Generación del mensaje y los borradores: aquí entra un modelo de lenguaje (LLM) — no hace falta el modelo más caro del mercado; para este caso GPT-4o-mini, Claude Haiku o DeepSeek son suficientes y muy baratos — al que se le pasan los datos de cada factura vencida (cliente, importe, días de retraso, número de factura) con instrucciones de generar un recordatorio de pago cortés y personalizado por cliente.

Paso 4 — Entrega: el resumen y los borradores llegan al canal elegido — un mensaje en Slack, un email, o un mensaje de WhatsApp Business — con los borradores en texto plano listos para copiar y pegar, o como borradores de Gmail ya creados (si se conecta la API de Gmail) para revisar y enviar con un clic.

Stack recomendado:

• Orquestador: n8n (autoalojado si las facturas incluyen datos sensibles de clientes, o la versión cloud si el volumen es bajo y no hay ese requisito) o Make como alternativa más visual.
• LLM: GPT-4o-mini, Claude Haiku o DeepSeek — cualquiera de los tres es suficientemente bueno y barato para este caso de uso, que no requiere razonamiento complejo.
• Integraciones: API del ERP (Holded/Quipu) o Google Sheets API; API de Gmail o Slack para la entrega; opcionalmente API de WhatsApp Business si el canal preferido es WhatsApp.
• Credenciales necesarias: token de API del ERP (se genera desde el propio panel del ERP, en Holded está en Configuración > API), cuenta de servicio o token OAuth de Google si usáis Sheets/Gmail, webhook de Slack si es el canal elegido.

Tiempo de configuración estimado por alguien con nociones de no-code: 1-2 horas la primera vez. Mantenimiento después: prácticamente cero, salvo que cambiéis de ERP.

El prompt para generar el recordatorio (si lo montas manual, sin automatización)

Si todavía no tienes automatización montada y quieres empezar hoy mismo revisando el ERP a mano pero generando los recordatorios con IA, usa este prompt cada mañana:

Eres el responsable de cobros de [NOMBRE EMPRESA]. Te paso la lista de
facturas de clientes vencidas hoy. Para cada una, redacta un recordatorio
de pago breve, cordial y profesional, listo para enviar por email.

FACTURAS VENCIDAS:
[PEGAR TABLA: Cliente | Nº factura | Importe | Fecha vencimiento | Días de retraso]

INSTRUCCIONES:
- Un email por factura, tono cercano pero firme, sin sonar amenazante.
- Si el retraso es de menos de 7 días, tono muy suave, asume que puede ser
  un olvido.
- Si el retraso es de más de 20 días, tono más directo, pide fecha de pago
  concreta.
- Incluye siempre: número de factura, importe exacto, fecha de vencimiento,
  y un enlace o método de pago si lo tenemos ([MÉTODO DE PAGO]).
- Firma como [TU NOMBRE], [CARGO], [NOMBRE EMPRESA].
- Máximo 120 palabras por email.

Devuelve cada email separado y listo para copiar.

Plantilla de resumen diario

Así debería verse el mensaje que llega cada mañana, tanto si lo genera la automatización como si lo prepara una persona:

📋 Vencimientos de hoy — [FECHA]

Tienes [Nº] facturas vencidas, total [IMPORTE TOTAL]€

1. [CLIENTE] — Factura [Nº] — [IMPORTE]€ — vencida hace [X] días
2. [CLIENTE] — Factura [Nº] — [IMPORTE]€ — vencida hace [X] días
3. [CLIENTE] — Factura [Nº] — [IMPORTE]€ — vencida hace [X] días

👉 Borradores de recordatorio listos en [ENLACE / ADJUNTO]

Lo que nunca debes hacer

• No envíes los recordatorios en automático sin revisión humana desde el primer día — un cliente importante con una excepción legítima (factura duplicada por error, disputa en curso) no debe recibir un recordatorio genérico que dañe la relación.
• No mezcles el aviso de vencidas con las que vencen "pronto" en el mismo mensaje sin distinguirlas claramente — genera confusión sobre qué es urgente y qué no.
• No dejes el sistema sin dueño: alguien concreto tiene que ser responsable de revisar el aviso cada mañana, aunque sea automático. Una alerta que nadie mira no vale nada.
• No uses esta skill como sustituto de una política de cobro — si no tenéis definidas condiciones de pago claras (a cuántos días, qué pasa si se retrasa), el monitor solo evidencia un problema que ya tenías, sin resolverlo de raíz.
• No olvides marcar las facturas como cobradas en el ERP en cuanto entra el pago — si el dato de origen no se actualiza, el monitor genera reclamaciones fantasma a clientes que ya pagaron, que es el error más costoso en confianza que puedes cometer aquí.

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